A importância da definição da equipe de organização do evento

By Eventweb

O primeiro passo é definir quem vai te ajudar no evento, afinal, não dá para fazer tudo sozinho!

E na hora de determinar sua equipe, como começar?

Tenha em mente as principais características do evento, pense nos papéis necessários e trace o perfil esperado da equipe que você pretende engajar, assim ficará mais fácil encontrar quem você está procurando.

Chame pessoas comprometidas e de confiança, por isso, reúna indicações de amigos e parceiros priorizando a experiência. Vale ressaltar que você deve analisar portfólios e fazer uma entrevista antes da contratação. E, também, analise se aquela pessoa indicada se encaixa ao perfil traçado anteriormente.

Depois de escolher os membros da equipe, você deve delegar atividades e responsabilidades, assim como definir um cronograma com as tarefas de cada membro da equipe.

Considerando as dificuldades naturais de se encontrar e contratar as pessoas, duas soluções são comuns nos dias atuais: usar o apoio de agências de evento, terceirizando os serviços, e contar com a ajuda de voluntários, como, por exemplo, de alunos pertencentes a organização sede do evento.

É fundamental, ainda, realizar o acompanhamento e liderança do trabalho da equipe e, para esse trabalho, a utilização de um sistema de gestão é importante e muito útil. Por exemplo, com a plataforma eventweb, o líder da equipe pode acessar o sistema e quais as últimas ações de cada pessoa da equipe na interação com os participantes do evento.

Além disso, a plataforma tem por função facilitar o trabalho de todos, garantir rastreabilidade das ações da equipe e padronizar rotinas de atendimento ao público.