Passos iniciais para organizar um evento científico

By Eventweb

Você precisa organizar um evento científico e não sabe por onde começar?

Muitos participantes? Muitos dias de duração? Muitos temas ou ambientes?

Não se preocupe, vamos te ajudar nesse desafio!

Sim, a organização de eventos é uma atividade complexa e desafiante, exigindo atenção e planejamento contínuo (antes, durante e após sua realização) para o sucesso do seu evento.

Afinal, organizando e planejando com cautela suas chances de minimizar os possíveis problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados aumentam muito!

A seguir apresentamos 4 passos iniciais para te auxiliar.

  1. Escolha bem sua plataforma de gestão. Mesmo para eventos pequenos é importante utilizar uma boa ferramenta para interação com os participantes e comissão científica. Os recursos tecnológicos reduzem custos, otimizam processos e facilitam a vida dos organizadores e participantes.
  2. Defina uma equipe competente. Engaje pessoas para trabalhar em diferentes funções. O comprometimento delas será essencial para o sucesso do evento. Para normatizar o trabalho de cada pessoa da equipe é essencial o uso de um sistema de gestão eficiente.
  3. Busque patrocínio e apoio em órgãos de fomento com antecedência. Esteja atento aos prazos e regras para solicitação de apoio. Utilize a plataforma de gestão também para reunir dados para cumprir com maestria as exigências desses órgãos.
  4. Veja as demandas de seu público e busque os melhores palestrantes e comissão científica para que seja oferecido um conteúdo de qualidade. Além disso, busque locais adequados, pensando que o participante deve ter a melhor experiência possível no seu evento, com acesso à transporte e alimentação. Nossa plataforma de gestão registra todo o contato e ações do participante, facilitando e personalizando o atendimento a ele.

Assim, para a execução de todos esses passos, conte com o suporte e nossa experiência no ramo desde 2005 que está contida nos produtos e serviços da plataforma eventweb. Nosso objetivo é facilitar ao máximo a vida do organizador do evento, desde o planejamento, recebimento de inscrições e execução das atividades nos dias do evento até o momento de encerramento e produção do relatório final e disponibilização dos certificados e anais de trabalhos científicos.